À la suite du projet pilote réalisé en 2008-2009 à la Faculté de médecine et à la Faculté de l’aménagement, l’Université de Montréal adoptera le processus de dépôt électronique des mémoires et des thèses pour toutes ses facultés. Dès le 1er octobre, la version électronique sera donc la seule acceptée par l’établissement.

Cette adoption découle d’une recommandation du Comité sur les thèses électroniques, mis sur pied à la Faculté des études supérieures et postdoctorales (FESP). Le dépôt électronique sera implanté avec l’aide de la Direction des bibliothèques, le Service de la gestion de documents et des archives et le Centre d’édition numérique. Parmi les universités de recherche canadiennes, l’UdeM est la troisième à rendre le dépôt électronique obligatoire.

De nombreux avantages

« Le dépôt électronique offre de nombreux avantages, notamment pour la diffusion de la recherche tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Université, affirme Louise Béliveau, vice-rectrice adjointe aux études supérieures et doyenne de la FESP. L’accessibilité accrue et facilitée est un gain à la fois pour l’étudiant et pour l’Université. »

La version électronique sera effectivement accessible en entier sur Internet et le document possèdera une adresse URL permanente. Sur le site de l’Université, elle bénéficiera d’un accès libre dans le dépôt Papyrus et, le texte étant intégralement indexé, il sera ainsi possible de la repérer sur le Web par mots clés et de naviguer dans le document. Le mode électronique facilite en outre l’inclusion de données autres que textuelles (soit audio ou visuelles) et l’intégration de liens dynamiques dans la bibliographie vers les articles cités. Le système permettra d’obtenir les statistiques de consultation et tout usager pourra recevoir des avis de dépôt lorsque de nouveaux mémoires ou de nouvelles thèses deviendront disponibles. Aux États-Unis, une étude de la Virginia Polytechnic Institute and State University a montré que les thèses imprimées déposées en 2005 ont été consultées 11,5 fois en moyenne contre 126,6 fois pour leur version électronique mise en ligne l’année suivante.

Ces avantages n’impliquent aucun travail supplémentaire pour les étudiants, si ce n’est une conversion de leur document Word en format PDF. L’Université donne accès à ce logiciel sur le campus et met sur son site Web les normes et la procédure à suivre (www.bib.umontreal.ca/theses).

Économie d’espace et de papier

Plus de 80 % des 215 étudiants qui ont participé au projet pilote ont souligné que la procédure était simple et facile d’utilisation. Selon Richard Dumont, directeur général des bibliothèques, tous les commentaires des étudiants ont été positifs, faisant entre autres état des aspects écologique, convivial et novateur de la procédure.

L’étudiant doit toutefois fournir le nombre de copies papier requis pour les membres du jury. Les responsables du projet ont tout de même calculé que, pour les 900 mémoires et 300 thèses déposés chaque année, l’élimination des copies définitives permettrait d’économiser annuellement 180 000 feuilles de papier. Sans compter l’espace gagné sur les rayons des bibliothèques.

Le délai d’attente pour avoir accès au mémoire ou à la thèse est aussi grandement réduit. « Avec le dépôt en version papier, le document n’était sur les tablettes que neuf mois après l’obtention du diplôme, souligne M. Dumont. Avec le dépôt électronique, il est accessible dès que le diplôme est délivré. » Ce délai était principalement dû au temps d’acheminement et de traitement des copies papier et au microfilmage des documents, un procédé qui sera abandonné.

Il est à souligner que l’étudiant conserve ses droits d’auteur tout en accordant à l’Université, comme c’était le cas avec le dépôt traditionnel, un droit de diffusion non exclusif ; l’étudiant peut également obtenir un délai de diffusion dans les cas de demande de brevet ou de publication.

Les responsables rendront accessibles de la même façon les mémoires et les thèses déposés depuis 2003.

Source : Daniel Baril, Journal Forum, vol. 44, no 1, 31 août 2009.